Angst+Pfister AG: Krisengeprüftes BI: Sofort zu viel mehr Informationen kommen

Tiefere Einblicke in die Geschäftsdaten, Erleichterung des Controllings und Steigerung der Kundenbindung dank der Einführung eines Data Warehouse samt neuem BI-System

Das frühere BI-System des Schweizer Traditionsunternehmens Angst+Pfister konnte wegen schlechter Performance, unzurei­chender Datenquellenanbindung und fehlender Datenpersis­tenz die Anforderungen des gruppenweiten Controllings nach umfassenden Informationen nicht mehr erfüllen. Ein Data Warehouse, WhereScape Data Warehouse Automation und Microsoft Power BI schafften Abhilfe und erlauben eigenständi­ge, flexible Anpassungen an die Bedürfnisse des Business . 

"Wie wertvoll eine flexible Bereitstellung von umfassenden Infor­mationen zu Sachverhalten ist, hat uns die Corona-Pandemie ex­emplarisch vor Augen geführt. Mit dem neuen BI-System können wir sehr schnell auf die sich ändernde Lage reagieren und die Auswirkungen von Lücken in den Lieferketten und auch die Ver­schiebung von Kundenaufträgen überblicken." Der dies sagt ist Martin Benes, Corporate Controller bei Angst+Pfister und verant­wortlich für das Projekt zur Einführung eines neuen BI-Systems [Business lntelligence] inklusive Data Warehouse. Das Vorhaben wurde vom gruppenweiten Finance Department angestossen und vom Chief Finance Officer entsprechend unterstützt. Als das Pro­jekt Anfang April 2019 startete, rechnete indes noch niemand, damit, dass sich knapp ein Jahr später der Investitionsentscheid auf so dramatische Weise für richtig und wichtig herausstellen würde. Insbesondere eine Grundbedingung machte sich dabei besonders bezahlt: Es sollte nämlich nicht nur ein dem neuesten Stand der Technik entsprechendes System eingeführt werden. 

Selbständig dank Know-how-Transfer 
Der Kunde sollte auch durch entsprechenden Know-how-Trans­fer befähigt werden, wechselnde Anforderungen von Business­Seite selbstständig konzeptionell, im Bereich des Date Warehouse und durch die Bedienung der Anwendung, umzusetzen. Auf die ausserordentliche Lage konnte Benes zeitnah reagieren, weil er in seiner Rolle des Product Owner selbständig bestimmte Infor­mationen aus den Kundendaten im Data Warehouse durchreichen und durch Freischalten von Feldern den Anwendern zugänglich machen kann. Mit Informationen darüber, ob ein Kunde zu einem bestimmten Sachverhalt kontaktiert wurde, Kommentaren der Sachbearbeiter oder Details zu Lieferengpässen oder geplanten Werkschliessungen der Zulieferer konnte Angst+Pfister den In­formationsbedarf der Kunden bedienen ... Mit solchen Informatio­nen waren wir in der Lage, sehr schnell Entscheidungen zu tref­fen und so die Kundenbindung sicherzustellen und deren Zufriedenheit zu steigern", ist Benes überzeugt. 

Vorgängersystem unzureichend 
Doch bereits bevor das Unternehmen dank des neuen Systems besondere Herausforderungen im Zusammenhang mit der Pan­demie in den Griff bekommen konnte, gab es Anlass zur Erneue­rung. Denn das früher sich im Einsatz befindliche System hatte den Bedürfnissen des Controllings nicht mehr entsprochen. Es bestand lediglich aus einer in die Jahre gekommenen BI-Soft­ware, welche die Informationen direkt aus dem produktiven, transaktionsbasierten ERP-System bezog. Ein Data Warehouse fehlte komplett, weshalb die Analyse von historischen Daten und wichtigen Veränderungen in den Bestellbüchern nicht möglich war. Die Datenquellen waren also unzureichend, und obendrein wurde das BI-System vom Hersteller nicht mehr unterstützt. Auch führten die mangelnde Performance und eine umständliche Reporterstellung zu Zeitverlusten auf Benutzerseite ... Wir hatten immer nur eine Jetzt-Sicht auf die aktuelle Situation. Vergangen­heitsdaten fehlten komplett", sagt Benes ... Hinzu kam, dass die Erstellung der Reports für die einzelnen länderspezifischen Finanzverantwortlichen sehr umständlich war." Früher musste für die Tagesrapports in jeder Niederlassung der Head of Finance and Controlling seine Daten aus dem System herunterladen, ins Excel importieren und zur Übermittlung vorbereiten. Das nahm jeden Tag mehr als eine halbe Stunde in Anspruch. 

Erheblicher Zeitgewinn und schneller ROI 
Deshalb war neben den offensichtlichen Unwägbarkeiten wie der fehlenden Historisierung der Informationen und der Erreichung des Endes des Lebenszyklus der bis anhin eingesetzten Lösung auch eine Steigerung der Effizienz seitens der Anwender ein wich­tiger Grund, das Projekt anzustossen ... Heute erhalten die Finanz­chefs der Länderniederlassungen ihre Reports auf Knopfdruck. Anstatt in einer halben Stunde sind die Auswertungen in weniger als zwei Minuten aufbereitet", so Benes. Der Arbeitsaufwand be­schränkt sich heute auf qualitativ sinnvolle Tätigkeit, müssen die Reports doch lediglich noch kontrolliert werden. Allein deshalb hat sich die Investition schon gelohnt. Die von Benes angesetzte Dauer für die Amortisation der Investition von zwei Jahren konnte deut­lich unterschritten werden ... Bereits nach neun Monaten hat sich gezeigt, dass der finanzielle Return viel schneller erreicht wird. Entsprechend sind die Ersparnisse viel grösser als ursprünglich angenommen." Entscheidend für das gute Funktionieren sei die vollständige Integration der Microsoft-Umgebung für das Data Warehouse und die Data-Marts in die Citrix-lnfrastruktur. Deshalb kommen das Headquarter und die Länderniederlassungen jetzt viel schneller als früher zu ihren für das Controlling wichtigen Da­ten. Denn durch die nahtlose Integration in die Microsoft-Umge­bung können die Informationen direkt in Excel verarbeitet werden. 

Agiles Vorgehen hat sich bewährt 
Das Projekt wurde nach der „Disciplined Agile"'-Methode abgewi­ckelt. Die relevanten Stakeholder wurden von Beginn an mit transparenter Kommunikation in das Vorhaben eingebunden. Dazu gehörte auch, dass in periodischen Milestone-Meetings der CFO und der CIO über den aktuellen Stand des Verlaufs informiert wurden. lnception, Construction und Transition dauerten fünf Mo­nate, sodass das neue System zeitgerecht Ende August 2019 vom Pilot- in den produktiven Betrieb genommen werden konnte. Benes hat dabei von Beginn an den Scope aktiv gemanagt, beur­teilte neu auftretende Anforderungen, priorisierte diese als rele­vant oder vertagte sie aus Zeit- und Kostengründen auf später. In wöchentlichen Iterationen konnten fachliche, für die Entwicklung relevante Fragen schnell von ihm geklärt und Annahmen in der Realität geprüft werden. Beispielsweise hat das ERP-System di­verse Datenbereitstellungen anders als von den Fachanwendern gedacht gehandhabt. Alle Inkremente waren jeweils in zwei Ta­gen im Frontend von Power BI funktionsfähig. Bereits nach einer Woche konnten erste Daten im System gezeigt werden. Dies war nur eines der Versprechen von IT-Logix, welche alle auch einge­halten wurden", sagt Benes. "Dass bis zur Deadline eine funktio­nierende Umgebung geschaffen werden konnte, ist der agilen Vorgehensweise und der Bereitschaft zur aktiven Mitarbeit sei­tens IT-Logix zu verdanken." Man habe nicht bereits von Anfang an alle Details dokumentieren müssen, sondern im Team fehlen­de Definitionen gemeinsam präzisieren können. "Dieser fachli­che, lösungsorientierte Austausch und der erwartete Know-how­Aufbau waren äusserst zufriedenstellend", freut er sich. Der personelle Aufwand betrug seitens IT-Logix und Kunde je 50 Per­sonentage. Das ist verhältnismässig wenig, aber für ein in einem tiefmargigen Markt tätiges Unternehmen, das sehr auf die Kos­ten bedacht sein muss, umso wichtiger. 

Kurzbeschrieb des Projekts

Ausgangslage 
Das frühere BI-System konnte aus verschiedenen Gründen den heutigen Anforderungen des Controllings nicht mehr genügen. Die in die Jahre gekommene Lösung hatte das Ende ihres Lebenszyklus' erreicht, wurde vom Hersteller nicht mehr unter­stützt, die Performance war mangelhaft und es fehlten wichtige Datenquellen. Insbesondere fehlte ein Data Warehouse, sodass keine Vergangenheitsdaten verfügbar waren. So fehlten bei­spielsweise wichtige Informationen zu Veränderungen in den Auftragsbüchern. 

Lösung 
Die neue Lösung entspricht dem neuesten Stand der Technik. Sie liefert eine gute Performance, ist durch die Fachanwender leicht zu handhaben und erlaubt es dem Corporate Controller als Product Owner, selbst flexibel Erweiterungen der angebun­denen Datenquellen vorzunehmen. Insbesondere ist jetzt Datenpersistenz gewährleistet, die Daten werden historisiert und Löscherkennung ist möglich. Für komplexere Änderungen unterstützt IT-Logix den Kunden im Rahmen eines Wartungs­vertrags. 

Nutzen 
Das neue System erlaubt früher nicht möglich gewesene Aus­wertungen und eine erhebliche Effizienzsteigerung für die Fach­anwender bei den täglichen Reports. Darüber hinaus kann dank der einfachen Handhabung schnell auf plötzlich auftretende neue Anforderungen des Business reagiert werden, ohne wie früher notwendig, dafür ein IT-Projekt anstossen zu müssen.